Privacy verklaring

25-07-2023

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle bezoeken op onze website (www.secretview.io), ons platform (https://platform.secretview.io), de mobiele applicatie, de overeenkomst die tussen jou en ons ontstaat indien je je op ons platform inschrijft als communitylid, alsook op de opdracht die je als mystery shopper gaat uitvoeren. Door je bezoek op de website, het platform of de mobiele applicatie stem je in met deze verklaring. Veranderingen in deze verklaring zullen geldig zijn vanaf het moment dat ze aangepast worden zoals hierboven aangegeven met “Laatste update”. Wanneer deze verklaring verandert zullen wij hier melding van maken.

Wij, Secret Collect B.V., hierna “Secret View”, zijn verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring. Onze contactgegevens zijn:

Velperplein 23A

6811 AH Arnhem

KvK no.: 62351761

Telefoon: +31 26 - 20 22 151

E-mail: support@secretview.io

Deze privacyverklaring is oorspronkelijk in het Nederlands geschreven. In het geval dat een vertaling van dit document conflicteert met de Nederlandse versie dan zal de Nederlandse versie altijd voorrang hebben. Deze privacyverklaring kan op ieder gewenst moment worden gewijzigd door Secret View.

Vragen en/of opmerkingen over deze privacyverklaring ontvangen we graag via de livechat op het platform of via support@secretview.io.

In het kort

We vinden het belangrijk om je privacy te beschermen. Daarom leggen we in deze privacyverklaring uit welke persoonsgegevens wij verwerken en waarom we dat doen. De (persoons)gegevens die wij verzamelen zullen we nooit zonder jouw expliciete toestemming verkopen of delen met derden. In deze korte samenvatting vind je de belangrijkste punten, maar we raden je aan om de volledige versie goed door te lezen!

Wij verzamelen alle informatie, waaronder persoonsgegevens, waar jij ons van voorziet. Daarnaast wordt er ook technische informatie opgeslagen (zoals cookies) om ervoor te zorgen dat jouw ervaring op de website en het platform zo comfortabel en persoonlijk mogelijk wordt. We slaan alle gegevens op in beveiligde servers die niet toegankelijk zijn voor onbevoegden.

Op het platform maken wij gebruik van verschillende technische mechanismen om onze werkwijzen te automatiseren. Zo wordt er geautomatiseerde besluitvorming toegepast op basis van profiel en ervaring. Denk hierbij aan de geschiktheid van een mystery shopper voor een opdracht.

Wil je gebruik maken van je recht op bezwaar en/of recht op gegevensoverdraagbaarheid of heb je andere vragen/opmerkingen over de gegevensverwerking, stuur dan een gespecificeerd verzoek naar support@secretview.io.

Lange versie

Wij verwerken persoonsgegevens van de volgende betrokkenen:

bezoekers van de website www.secretview.io;
personen die zich hebben aangemeld als lid van de community; en
contactpersonen van de opdrachtgevers van Secret View.

Hieronder wordt per categorie betrokkene uitgewerkt welke persoonsgegevens wij verwerken en voor welke doeleinden dat gebeurt.

Bezoekers van de website

Wij verwerken persoonsgegevens van de bezoekers van onze website www.secretview.io door middel van cookies en vergelijkbare technieken, zoals web beacons.

Een cookie is een klein tekstbestand, dat bij het eerste bezoek aan de website wordt opgeslagen in de browser van je computer, tablet of smartphone. Wij gebruiken functionele, analytische en tracking cookies. Bij jouw eerste bezoek aan onze website hebben wij je al geïnformeerd over deze cookies en hebben we je om toestemming gevraagd voor het plaatsen ervan.

Je vindt alle informatie over onze cookies in de Cookie Policy.

Communityleden

Wanneer je je aanmeldt op ons platform als lid van de community dan wel opdrachten voor ons uitvoert verwerken we persoonsgegevens van jou. Hieronder is een overzicht te vinden van de persoonsgegevens die wij verwerken:

Voor- en achternaam
Geslacht
Geboortedatum
Adresgegevens
Telefoonnummer
E-mailadres
Overige persoonsgegevens die actief worden verstrekt, bijvoorbeeld door een profiel op deze website aan te maken, in correspondentie en telefonisch;
Locatiegegevens
Bankrekeningnummer
Uitbetaalde bedragen, inclusief onkostenvergoedingen.

Zonder bovengenoemde gegevens kunnen wij geen uitvoering geven aan de overeenkomst.

In het kader van ons gerechtvaardigd belang (de naleving van wet- en regelgeving) verwerken wij naar aanleiding van klachten of meldingen gegevens over (vermeend) onrechtmatig handelen om waar nodig te kunnen voldoen aan wet- en regelgeving en gerechtelijke uitspraken. Daarnaast slaan wij de bij registratie via iDIN (https://www.idin.nl/disclaimer-privacy/) geverifieerde adressen op om in geval van onrechtmatig handelen rechtsmaatregelen te kunnen treffen.

Met welk doel verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken jouw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

het bieden van de mogelijkheid een account aan te maken;
het aan jou kunnen verstrekken van een opdracht;
de communicatie met jou in het kader van de uitvoering van een opdracht;
het kunnen afhandelen van een betaling;
het controleren van jouw leeftijd, wanneer jij je aanmeldt voor een leeftijdsgebonden onderzoek zoals NIX18 nalevingsonderzoek;
het kunnen analyseren van jouw gedrag op onze website om daarmee de website te verbeteren en het aanbod van producten en diensten af te stemmen op jouw voorkeuren;
het kunnen maken van analyses en geanonimiseerde statistieken aan de hand van jouw leeftijd, inkomen en andere gegevens die je aan ons hebt verstrekt, waarmee wij onze opdrachtgevers kunnen informeren (bijvoorbeeld: "mystery shoppers tussen de 40-45 jaar geven je winkel de hoogste score”);
het opvolgen van klachten en/of meldingen;
de uitvoering van een wettelijke verplichting of een gerechtelijke uitspraak, zoals het verstrekken van gegevens ten behoeve van onze belastingaangifte en/of de afhandeling van de uitbetaling aan de mystery shoppers door middel van het IB47 formulier.
het voorkomen van misbruik.

Wat doen we verder met je gegevens?

Om jouw ervaring rondom mystery shopping verder te verbeteren worden je gegevens verwerkt in een account binnen ons online platform. Zo hoef je deze gegevens niet voor elk bezoek opnieuw in te voeren.

Community Approval

De resultaten die uit onderzoek voortvloeien worden gecontroleerd op kwaliteit voordat deze naar opdrachtgevers gestuurd worden. Voor deze controle worden zowel medewerkers van Secret View als andere leden van de community ingezet. De leden uit de community die deze bevoegdheid krijgen, zogenaamde ‘community approvers’, worden zorgvuldig geselecteerd door Secret View. Het is mogelijk dat een ander lid van de community inzicht krijgt in de vragenlijst die jij inlevert. Daarbij wordt de kans zo klein mogelijk gemaakt dat de community approver een persoonsgegevens in te zien krijgt. Jouw vragenlijst wordt geanonimiseerd en er is een blackout tool beschikbaar. Je bent echter zelf verantwoordelijk voor de informatie die je in de vragenlijst prijsgeeft over jezelf of over andere personen in het kader van situatieschetsen. De community approver heeft de bevoegdheid om de antwoorden die jij geeft aan te passen en/of te verbeteren.

Geautomatiseerde besluitvorming

Wij nemen op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die gevolgen kunnen hebben voor personen met betrekking tot het inplannen en/of uitvoeren van opdrachten. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma's of -systemen zonder dat daar een persoon (bijvoorbeeld een medewerker van Secret View) tussen zit.

Secret View gebruikt de volgende computerprogramma's of -systemen:

Naam:
Eigen ontwikkelde software

Waarom wordt het gebruikt?
De intern ontwikkelde software wordt gebruikt om het algehele proces rondom de inzage en de afhandeling van onderzoek zo efficiënt en gebruiksvriendelijk mogelijk te laten verlopen.

Wat gebeurt er in de onderliggende logica?
Binnen de onderstaande automatiseringsslagen kunnen er geautomatiseerde verwerkingen plaatsvinden:

Het beheren van je eigen profiel en account;
De inzage in alle opdrachten;
Selectie van de mystery shoppers;
De inzage in de status van een opdracht;
De informatievoorziening rondom een opdracht;
Het verwerken van de uitbetalingen.

Wat zijn de verwachte gevolgen voor de communityleden?
Om de transitie van een automatisering zo soepel mogelijk te laten verlopen, wordt elke automatisering rondom verwerkingen, beslissingen en/of acties in stappen uitgevoerd, waarbij de geautomatiseerde verwerking, beslissing en/of actie eerst getoond wordt aan de medewerker en/of gebruiker, die het geautomatiseerde besluit moet bevestigen. Pas nadat wij er zeker van is dat de te allen tijde de juiste beslissing wordt genomen, zal automatisering zonder tussenkomst van een medewerker en/of gebruiker plaatsvinden. Door middel van deze methode zal een gebruiker weinig tot niets van de transitie merken, behalve het effect op de efficiëntie van het proces en de gebruiksvriendelijkheid van het platform.

Als communitylid heb je het recht om je standpunt kenbaar te maken met betrekking tot een geautomatiseerd besluit dat jou betreft en om dit besluit aan te vechten. Als je het niet eens bent met het besluit, kun je contact met ons opnemen. Een medewerker van Secret View zal het besluit dan persoonlijk evalueren. Door een overeenkomst te sluiten met ons tot het uitvoeren van opdrachten, stem je uitdrukkelijk in met deze vorm van geautomatiseerde besluitvorming.

Wanneer je gebruik maakt van dit recht op verwijdering, zal je profiel direct worden verwijderd van ons platform. Overige persoonsgegevens worden verwijderd wanneer dit aangevraagd wordt door een mail te sturen naar mysteryshopping@secretview.io. Alle persoonsgegevens worden binnen twee maanden worden verwijderd, met uitzondering van de gegevens die benodigd zijn om de voldoen aan de wettelijke eisen. Voor deze gegevens hanteren wij een termijn van 7 jaren in verband met fiscale verplichtingen.

Contactpersonen

Wanneer een opdrachtgever zich aanmeldt voor onze diensten, dan verwerken wij de volgende persoonsgegevens van de contactpersoon van de opdrachtgever. De opdrachtgever heeft een gerechtvaardigd belang bij deze verwerking, omdat dit de opdrachtgever in de gelegenheid stelt ten behoeve van haar bedrijfsvoering gebruik te maken van onze diensten.

Het onderstaande geldt ook voor de contactpersonen die zelf (mede-)eigenaar zijn van de onderneming die ons opdracht geeft.

Van deze contactpersonen verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

Voor- en achternaam;
Bedrijfsnaam;
Telefoonnummer;
E-mailadres;
Overige persoonsgegevens die actief door de contactpersoon worden verstrekt, bijvoorbeeld door een profiel op deze website aan te maken, in correspondentie en telefonisch.

Met welk doel verwerken wij deze persoonsgegevens?
Wij verwerken de persoonsgegevens van contactpersonen voor de volgende doeleinden:

het kunnen sluiten van een overeenkomst met de opdrachtgever;
de communicatie in het kader van de uitvoering van de overeenkomst;
het kunnen afhandelen van een betaling;
het kunnen analyseren van jouw gedrag op onze website om daarmee de website te verbeteren en het aanbod van producten en diensten af te stemmen op jouw voorkeuren;
het kunnen opvolgen van klachten en/of meldingen;
de uitvoering van een wettelijke verplichting of een gerechtelijke uitspraak.

Hoe lang we deze persoonsgegevens bewaren
Secret View bewaart je persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor deze worden verzameld. Wanneer je gebruik maakt van het recht op verwijdering, zal je profiel direct worden verwijderd van ons platform. Overige persoonsgegevens worden verwijderd wanneer dit aangevraagd wordt door een mail te sturen naar support@secretview.io. Wanneer de overeenkomst met de opdrachtgever eindigt, zullen alle andere persoonsgegevens binnen drie maanden worden verwijderd, met uitzondering van de gegevens die benodigd zijn om de voldoen aan de wettelijke eisen. Voor deze gegevens hanteren wij een termijn van zeven jaar.

Voor alle betrokkenen

De volgende informatie geldt voor alle in dit privacy statement genoemde betrokkenen.

Delen van persoonsgegevens met derden
Wij verkopen persoonsgegevens niet aan derden en zal deze uitsluitend verstrekken indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met jou, in het kader van ons gerechtvaardigde belang of om te voldoen aan een wettelijke verplichting of een gerechtelijke uitspraak. Met bedrijven die jouw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens. Wij blijven verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

De bedrijven waarmee wij een verwerkingsovereenkomst hebben afgesloten zijn:

BDO
Gegevens
Meander 725, 6825 ME Arnhem

Omschrijving
BDO is het accountantskantoor dat Secret View gebruikt om de uitbetalingen van de communityleden mogelijk te maken. BDO ontvangt hiervoor de volgende gegevens:

N.A.W.-gegevens
IBAN

Wanneer gebeurt dit?
BDO ontvangt pas persoonsgegevens wanneer er ook daadwerkelijk een uitbetaling plaatsvindt.

Exact Online
Gegevens
Molengraaffsingel 33
2629 JD Delft

Omschrijving
Exact Online is de boekhoudsoftware die Secret View gebruikt om de uitbetalingen van de communityleden mogelijk te maken. Exact Online ontvangt hiervoor de volgende gegevens:

N.A.W.-gegevens
IBAN

Wanneer gebeurt dit?
Exact Online ontvangt pas persoonsgegevens wanneer er ook daadwerkelijk een uitbetaling plaatsvindt.

Straetus
Gegevens
Pollaan 43, 7202BV Zutphen

Omschrijving
Straetus is een incassobureau dat ingezet wordt in het geval van een betalingsprobleem. Straetus ontvangt hiervoor de volgende gegevens:

Geslacht
Geboortedatum
Adresgegevens
Telefoonnummer
E-mailadres
Locatiegegevens
Bankrekeningnummer
Uitbetaalde bedragen, inclusief onkostenvergoedingen.

Wanneer gebeurt dit?
Wanneer een mystery shopper een vergoeding dient terug te storten (door bijv. niet volledig uit te geven of de opdracht de annuleren) en dit niet gebeurt. Na 45 dagen wordt het incassoproces uit handen gegeven.

Microsoft
Gegevens
Evert van de Beekstraat 354
1118 CZ Schiphol

Omschrijving
Al onze datahosting is bij Microsoft ondergebracht. Microsoft ontvangt hiervoor de volgende gegevens:

Voor- en achternaam
Geslacht
Geboortedatum
Adresgegevens
Telefoonnummer
E-mailadres
Overige persoonsgegevens die actief worden verstrekt, bijvoorbeeld door een profiel op deze website aan te maken, in correspondentie en telefonisch;
Persoonlijke interesses
Locatiegegevens
Bankrekeningnummer
Uitbetaalde bedragen, inclusief onkostenvergoedingen.

Wanneer gebeurt dit?
Microsoft krijgt deze gegevens op doorlopende basis ten behoeve van de data-opslag. Deze gegevens zijn versleuteld dus niet inzichtelijk voor Microsoft.

CM.com
Gegevens
Konijnenberg 30
4825 BD Breda

Omschrijving
CM.com maakt het mogelijk voor onze medewerkers om via WhatsApp contact te leggen met leden van de community van Secret View.CM.com ontvangt hiervoor de volgende gegevens:

Naam
Telefoonnummer

Wanneer gebeurt dit?
Wanneer de geregistreerde aangeeft dat het toegestaan is kunnen deze gegevens gebruikt worden om contact te leggen via WhatsApp.

Mollie B.V.
Gegevens
Keizersgracht 313
11016 EE Amsterdam

Omschrijving
Wij gebruiken Mollie om betaalverzoeken te sturen naar communityleden. Mollie ontvangt hiervoor de volgende gegevens:

N.A.W.-gegevens
IBAN

Wanneer gebeurt dit?
In sommige gevallen dienen communityleden geld terug te betalen vanwege overschotten van shoptegoeden en/of vergoedingen. Lees meer over de terugbetalingen in de algemene voorwaarden.

Mailjet
Gegevens
4 rue Jules Lefebvre, 75009 Paris, France

Omschrijving
Mailjet maakt het mogelijk om marketinggerelateerde nieuwsbrieven te sturen naar mensen die zich ingeschreven hebben op ons platform. Mailjet ontvangt hiervoor de volgende gegevens:

Naam
Email

Wanneer gebeurt dit?
Wanneer de geregistreerde aangeeft dat het toegestaan is kunnen deze gegevens gebruikt worden om nieuwsbrieven te versturen.

Postmark
Omschrijving
Postmark maakt het mogelijk om transactionele e-mails (zoals bijvoorbeeld wachtwoord vergeten) te sturen naar mensen die zich ingeschreven hebben op ons platform. Postmark ontvangt hiervoor de volgende gegevens:

Naam
Email

Wanneer gebeurt dit?
Door inschrijving bij Secret View ga je akkoord met deze verwerking. Deze is namelijk noodzakelijk voor de dienstverlening.

Crisp.chat
Gegevens
2 Boulevard de Launay, 44100 Nantes, France

Omschrijving
Crisp is een chattool die het mogelijk maakt om support te verlenen aan mensen die gebruik maken van onze diensten. Als je nog niet ingelogd bent is dit anoniem, anders ontvangt Crisp de volgende gegevens:

Naam
Email

Wanneer gebeurt dit?
Wanneer de gebruiker zelf de chat opent.

Links
Binnen de communicatiemiddelen van Secret View kunnen links naar andere websites staan waarvan wij geen eigenaar zijn. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de inhoud en/of de privacybescherming van deze websites. Wij adviseren dan ook om altijd de privacy policy van de betreffende website te lezen.

Rechten van de betrokkenen
Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Dit kun je zelf doen via de persoonlijke instellingen van jouw account. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door ons bedrijf en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kan indienen om de jouw persoonsgegevens waarover wij beschikken in een gebruikelijk formaat naar jou of een andere door jou genoemde organisatie te sturen.

Om er zeker van te zijn dat een verzoek door jou is gedaan, kunnen wij je vragen je identiteit te verifiëren door middel van tweestapsverificatie met e-mail en SMS. Je ontvangt twee codes die bij Secret View geverifieerd dienen te worden. Na verificatie zullen wij de betreffende informatie verstrekken of aan het (inzage)verzoek voldoen.

Wij zullen zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen vier weken, op jouw verzoek reageren. We willen je er daarnaast op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen
Wij nemen de bescherming van jouw gegevens serieus en nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.

Hieronder staan de belangrijkste van deze maatregelen voor je genoteerd:

Het up-to-date houden van infrastructuur
Het werken met beveiligingsgroepen
Versleuteling van gegevens
Gegevens gesegmenteerd laten zien
Gebruik van HTTPS zowel extern als onderliggende communicatie
Back-ups van de database
GIT i.c.m. CI/CD voor efficiënte doorloop van patch management
Bevorderen van beveiligingsbewustzijn bij bestaande en nieuwe medewerkers
Het opstellen van procedures om beveiligingsmaatregelen te testen, te beoordelen en te evalueren
Het opstellen van protocollen voor de afhandeling van datalekken en/of beveiligingsincidenten
Het sluiten van geheimhoudingsovereenkomsten
Het sluiten van verwerkersovereenkomsten
Het minimaliseren van het contact met de persoonsgegevens
Het inventariseren van alle verwerkingen van persoonsgegevens
Het bijhouden van een “datakluis”
Het tot een minimum beperken van ontvangst van persoonsgegevens door opdrachtgevers

Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met onze klantenservice of via support@secretview.io.

Klachten
Je hebt het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens indien je van mening bent dat er niet goed met je persoonsgegevens om wordt gegaan.

Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring altijd aanpassen, bijvoorbeeld als er wetswijzigingen zijn. Het is daarom raadzaam om de verklaring regelmatig te raadplegen.