Algemene voorwaarden opdrachtgevers Secret View – Small Business

09-09-2024

‍Algemeen

1. Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle werkzaamheden die wij uitvoeren voor onze opdrachtgevers, tenzij wij hierover andere afspraken maken met een opdrachtgever.  

2. Afwijkende of aanvullende afspraken met betrekking tot deze voorwaarden zijn alleen geldig als ze schriftelijk zijn overeengekomen in deze overeenkomst of gedurende de looptijd van de overeenkomst

Uitvoering onderzoeken

3. Als we van start gaan met een onderzoek laten we dat graag aan onze community en de buitenwereld weten. . Daarom kunnen wij berichten plaatsen op de website, het platform, de socials en andere media. In het geval van publicaties (analyses, nieuwsartikelen) zal de naam van de opdrachtgever nooit in verband gebracht worden met onderzoeksresultaten die openbaar worden gemaakt en nooit individueel belicht worden.

4. De onderzoeksvragen die wij via ons platform aan jou ter beschikking stellen, zijn alleen bestemd voor de samenstelling van het onderzoek dat wij voor jou uitvoeren. Het is dus niet toegestaan deze onderzoeksvragen te kopiëren en voor andere doeleinden te gebruiken. Door een dergelijk gebruik maak je inbreuk op onze (intellectuele eigendoms)rechten.

5. Als opdrachtgever ga je akkoord met ons gebruik van jullie logo, foto’s of andere media-uitingen. Wanneer wij of jullie dit nodig vinden, gaan we met elkaar in overleg over de wijze waarop dit gebruik plaats kan vinden. Als opdrachtgever garandeer je dat wij de bedoelde materialen kunnen gebruiken zonder dat wij daardoor inbreuk maken op (eventuele) rechten van anderen.

6. De volgende informatie hebben we (indien van toepassing) voor aanvang van het onderzoek nodig, tenzij we onderling iets anders hebben afgesproken:

  • Factuurgegevens
  • Akkoord op totale onderzoeksopzet en -instellingen
  • Adressen deelnemende locatie(s)
  • Mediabestanden (logo, foto’s, etc.)
  • Op aanvraag: bewijs van onderneming (KVK-uitreksel, bankbewijs)  

7. Bij bevestiging van het onderzoek via ons platform starten we met onze werkzaamheden.

8. Wij streven ernaar alle opdrachten binnen de betreffende onderzoeksronde uit te voeren. Indien 8 weken na de ronde geen mystery shopping opdracht heeft plaatsgevonden, kan het tegoed hiervan, indien mogelijk, worden ingezet voor een opdracht bij een andere locatie. Op aanvraag is restitutie van het bedrag van de niet-uitgevoerde opdracht(en) na 8 weken ook mogelijk.

9. Indien een mystery shopping opdracht niet (volledig) uitgevoerd kan worden door omstandigheden waar Secret View geen invloed op heeft (bijv. tijdelijke sluiting van een locatie) is het aan opdrachtgever om Secret View hiervan tijdig op de hoogte te stellen per e-mail aan small-business@secretview.io. Wanneer deze communicatie niet of niet tijdig (d.w.z. minstens twee weken voor de start van de eerstvolgende onderzoeksronde) plaatsvindt en Secret View en de mystery shopper hun werkzaamheden uitvoeren zonder hiervan op de hoogte te zijn, wordt deze mystery shopping opdracht inclusief vergoeding alsnog in rekening gebracht. Indien er op een later moment een herstelopdracht uitgevoerd wordt (de opdracht wordt later alsnog gedaan), wordt deze opdracht inclusief vergoeding in zijn geheel gefactureerd.  

10. Indien een mystery shopping opdracht niet correct uitgevoerd wordt waarbij de oorzaak te wijten is aan Secret View ofwel de mystery shopper, dan zal Secret View indien mogelijk een nieuwe mystery shopping opdracht laten uitvoeren. Deze herstelwerkzaamheden worden dan niet in rekening gebracht.

Afspraken met betrekking tot de verwerking van (persoons)gegevens

11. Voor alle onderzoeken maken wij één of meerdere online dashboards beschikbaar waarop de data (alle resultaten uit onderzoeken en bijbehorende analyses) inzichtelijk wordt gemaakt aan opdrachtgevers. Hierop verzamelen en verwerken wij, afhankelijk van de onderzoeksmethode, de volgende gegevens:

  • contactgegevens medewerkers, waaronder naam en e-mailadres
  • gegevens winkellocaties
  • meningen en beoordelingen over prestaties op verschillende aspecten (o.a. hygiëne, winkelpersoneel, producten, etc.)
  • (uiterlijke) beschrijvingen van medewerkers; en
  • overige bevindingen die kunnen volgen uit het onderzoek.

12. Zowel onze opdrachtgevers als wij zelf bepalen voor welke doeleinden de onder artikel 11 bedoelde persoonsgegevens worden verzameld en welke middelen daarbij worden gebruikt. Voor de verwerking van deze persoonsgegevens zijn zowel wij als de opdrachtgever verwerkingsverantwoordelijke. Dit geldt ook voor (persoons)gegevens die direct of indirect, bedoeld of onbedoeld verstrekt worden aan een opdrachtgever. Wij zijn dus geen verwerker volgens van de AVG. Hieronder lees je hoe wij omgaan met (de verrwerking van) persoonsgegevens en hoe de verantwoordelijkheden zijn verdeeld tussen ons en de opdrachtgever.  

13. Indien wij persoonsgegevens ontvangen van opdrachtgevers die op een onwettige manier verkregen of gedeeld zijn (zoals camerabeelden in een winkel), dan is opdrachtgever verantwoordelijk voor de eventuele gevolgen van het delen van deze persoonsgegevens.  

14. Voor de verwerking van de onder artikel 11 genoemde gegevens gebruiken wij onze eigen software, waarin wij ook vastleggen wie er toegang krijgt tot welke gegevens.  

15. Wij verwerken de gegevens om de overeenkomst met onze opdrachtgevers uit te kunnen voeren (hieronder: a t/m d), om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen (e), maar ook voor onze eigen, gerechtvaardigde belangen (f en g). Meer specifiek gebruiken wij de gegevens voor de volgende doeleinden:  

a) het kunnen sluiten van een overeenkomst met de opdrachtgever;

b) de uitvoering van de opdracht, waaronder

  • de communicatie in het kader van de uitvoering van de overeenkomst,
  • het uitvoeren van de onderzoeken,
  • het verzamelen, vastleggen, selecteren en het uitvoeren van kwaliteitscontroles middels eventuele subverwerkers;
  • het verlenen van toegang tot de onderzoeksresultaten.

c) het kunnen afhandelen van betalingen;

d) het kunnen opvolgen van klachten en/of meldingen;

e) de uitvoering van een wettelijke verplichting (waaronder fiscale verplichtingen) of een gerechtelijke uitspraak;

f) het maken van analyses, het benchmarken van branches en het creëren van statistieken ten behoeve van geanonimiseerde publicatie en/of de verkoop van geanonimiseerde geaggregeerde datasets; en

g) het verbeteren van onze diensten.

16. Als opdrachtgever ben je eindverantwoordelijk om jouw medewerkers (zowel onze contactpersonen als andere medewerkers) overeenkomstig de AVG te informeren over de door ons uit te voeren werkzaamheden en hierin juist en volledig te communiceren. Hierbij is het van belang om goed te benoemen welke (persoons)kenmerken en -gegevens van je medewerkers (mogelijk) door mystery shoppers verzameld worden en door Secret View verwerkt worden, evenals de doeleinden waarvoor deze gegevens verzameld worden en welke gevolgen dat in jouw organisatie kan hebben.  

17. Als wij rechtstreeks verzoeken krijgen van jouw medewerkers met betrekking tot de uitvoering van hun privacyrechten (zoals bijvoorbeeld: inzage, wijziging of verwijdering), dan zullen wij dat verzoek aan jou als opdrachtgever doorsturen voor verdere afhandeling.  

18. Alle data die wij verzamelen wordt veilig opgeslagen. Deze data wordt opgeslagen in een centrale database in de cloud. Het is alleen mogelijk om via vertrouwde locaties een beveiligde verbinding tot stand te brengen. Daarnaast wordt alle communicatie van en naar de database versleuteld.  

19. Alle gegevens die worden verzameld tijdens een onderzoek, worden gedurende onze werkzaamheden bewaard en aan jou inzichtelijk gemaakt. Als onze samenwerking eindigt geldt het bepaalde in artikel 36. Drie maanden na beëindiging van de samenwerking zullen de onderzoeksresultaten geanonimiseerd bewaard worden.

20. De persoonsgegevens zullen niet langer worden bewaard dan noodzakelijk is om te voldoen aan de doeleinden onder artikel 15 Persoonsgegevens die om fiscale redenen bewaard moeten blijven, worden na 7 jaar gewist. Persoonsgegevens die relevant kunnen zijn in het kader van de doeleinden van artikel 15 onder f. en g., zullen worden geanonimiseerd en bewaard in een geaggregeerde dataset.  

21. Jij als opdrachtgever staat ervoor in dat de verwerking van bovengenoemde persoonsgegevens voor bovengenoemde doeleinden rechtmatig is en dus geen inbreuk maakt op de rechten van de betrokken personen. Je vrijwaart ons voor eventuele boetes en aanspraken van derden, waaronder van aanspraken van jouw medewerkers. De kosten die wij moeten maken in verband met dergelijke aanspraken of boetes kunnen wij op jou verhalen.  

22. Wij zullen je zo spoedig mogelijk informeren in geval van een datalek (een inbreuk in verband met persoonsgegevens) met betrekking tot de onder artikel 13. bedoelde gegevens. Wij zullen, als de AVG dat vereist, zelfstandig melding doen aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Indien ook een melding aan de betrokkenen vereist is, zullen wij in overleg met jou bepalen wie die melding doet.  

23. Waar dat nodig is, zullen wij samenwerken om gehoor te geven aan de verzoeken of bevelen vanuit de Autoriteit Persoonsgegevens.

Geheimhouding

24. Wij, maar ook onze opdrachtgevers, zijn verplicht om alle vertrouwelijke informatie die wij van elkaar ontvangen hebben, geheim te houden. Wij zorgen er beiden voor dat onze medewerkers zich aan deze verplichting zullen houden. Onder vertrouwelijke informatie vallen in ieder geval toegangscodes, wachtwoorden maar ook informatie die wordt verzameld door de mystery shoppers.  

Financieel

25. De de tarieven van de dienstverlening van Secret View en de vergoedingen voor mystery shoppers zullen elk jaar per 1 januari worden geïndexeerd. De verhoging word berekend door vermenigvuldiging van de geldende tarieven met een breuk waarvan de teller bestaat uit het consumentenprijsindexcijfer van september, reeks alle huishoudens (2006=100), gepubliceerd door het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) van het voorgaande jaar en de noemer bestaat uit het consumentenprijsindexcijfer van september van het daaraan voorafgaande jaar.

26. Er zijn verschillende betaalwijzen mogelijk, namelijk per 1) automatische incasso, per 2) saldo en per 3) kortingssaldo.

1)Automatische incasso: de tarieven voor het onderzoek worden per ronde automatisch afgeschreven van het bij ons bekende bankrekeningnummer.

2) Saldo: er wordt een saldo gestort op het account op het platform van Secret View. Hiermee is het mogelijk om een onderzoek (deels) vooraf te betalen.

3) Kortingssaldo: het is mogelijk om op verschillende manieren korting te krijgen op je onderzoek bij Secret View, bijvoorbeeld door andere opdrachtgevers aan te dragen. Hierdoor wordt een kortingssaldo opgebouwd in jouw account bij Secret View. Dit kortingssaldo is alleen inwisselbaar op het platform van Secret View als korting op een onderzoek. De korting is niet restitiueerbaar of inwisselbaar als geld.

27. Facturering vindt direct plaats bij het plaatsen van de opdracht, tenzij je voor een andere betaalwijze kiest. Het verschuldigde bedrag dient bij het plaatsen van de opdracht te worden voldaan.

28. Over de vergoedingen die wij factureren dient Secret View BTW af te dragen. Dit is van toepassing indien de opdrachtgever in Nederland gevestigd is. Op deze kosten is het BTW-tarief voor dienstverlening (21%) van toepassing.. Voor opdrachtgevers buiten Nederland berekent Secret View de BTW niet omdat de opdrachtgever dit met de Belastingdienst van het land waarin de opdrachtgever gevestigd is dient af te handelen. Dit is de verantwoordelijkheid van de opdrachtgever. Rekenvoorbeeld: als wij tien keer shoptegoed à €25,00 uitkeren aan communityleden voor een Nederlandse opdrachtgever dan wordt hier (€250,00 x 21% =) €52,50 BTW over gerekend wat leidt tot een totaal factuurbedrag van €302,50. De opdrachtgever vraagt de €52,50 BTW terug bij De Belastingdienst. Over het bedrag dat het communitylid uitgeeft in de winkel of webshop voor de opdracht dient vervolgens weer het gebruikelijke BTW-tarief betaald te worden. In het geval er financiële compensaties gebruikt worden als beloning zal er geen aankoop plaatsvinden in het kader van de opdracht. Voor opdrachtgevers buiten Nederland wordt in dit voorbeeld een factuur van €250,00 gestuurd. De BTW wordt dan door de opdrachtgever in het betreffende land afgehandeld met de lokale Belastingdienst.

30. Indien er zonder overleg met Secret View kosten voor een onderzoek gestorneerd worden behoudt Secret View het recht om administratiekosten ter waarde van de kosten die de bank in rekening brengt voor het storneren, inclusief €62,50 administratiekosten per, in rekening te brengen per stornering.  

31. In het geval van liquidatie, faillissement, beslag of surseance van betaling van jouw  organisatie, zijn al onze vorderingen op jullie onmiddellijk opeisbaar.  

Wijziging van de overeenkomst

32. Een lopend onderzoek kan door de opdrachtgever gepauzeerd, hervat of definitief gestopt worden. Hieronder wordt uiteengezet hoe dit in zijn werk gaat:

  1. Pauzeren: er worden geen nieuwe onderzoeksrondes gepubliceerd (d.w.z. beschikbaar gemaakt voor aanmelding door mystery shoppers) op het platform van Secret View. Alle opdrachten die reeds gepubliceerd zijn op het platform, worden nog uitgevoerd. Een onderzoek kan op elk gewenst moment gepauzeerd worden.
  2. Hervatten: het onderzoek wordt volgens dezelfde kaders direct hervat, inclusief facturering. Een gepauzeerd onderzoek kan op elk gewenst moment hervat worden.
  3. Stopzetten: er worden geen nieuwe onderzoeksrondes gepubliceerd op het platform van Secret View. Alle opdrachten die reeds gepubliceerd zijn op het platform, worden nog uitgevoerd. Indien er geen nieuwe opdrachten gewenst zijn kunnen deze door Secret View geannuleerd worden. De reeds gefactureerde kosten hiervoor zijn niet restitiueerbaar.  

33. Indien een automatische incassobetaling mislukt zal de betaalprovider in eerste instantie nogmaals proberen te innen. Bij een volgende mislukte incasso zal het onderzoek gepauzeerd worden tot alle facturen voldaan zijn.

34. Extra kosten en/of werkzaamheden worden aan jullie doorberekend op de eerstvolgende factuur/facturen.  

Opzegging en beëindiging door de opdrachtgever

35. Wij streven altijd naar langdurige, doorlopende samenwerkingen. Zo komen onze onderzoeken het best tot hun recht.  

36. De resultaten van onze werkzaamheden blijven gedurende maximaal drie maanden na het einde van de werkzaamheden beschikbaar. Je kunt ervoor kiezen deze periode, tegen betaling, te verlengen. In geval van vroegtijdige beëindiging, behouden wij ons het recht voor de resultaten niet meer beschikbaar te stellen.  

Opschorting en beëindiging door ons

37. Wij behouden ons het recht voor om in sommige situaties en onder bepaalde voorwaarden de overeenkomst te beëindigen (ontbinden of opzeggen) of op te schorten. Die bevoegdheid hebben wij, naast onze wettelijke mogelijkheden, in het geval dat:

  • de verplichtingen uit de overeenkomst door jullie niet of niet volledig worden nagekomen of wanneer er na het sluiten van de overeenkomst gegronde twijfel bestaat over het nakomen van deze verplichtingen;
  • er omstandigheden zijn die het onmogelijk maken om de (ongewijzigde) overeenkomst na te komen.

38. Het inroepen van ons recht op opschorting of beëindiging, staat niet in de weg aan ons (eventuele) recht op schadevergoeding. Bij beëindiging zijn al onze vorderingen op jullie direct opeisbaar.  

39. Indien wij tot opschorting of beëindiging overgaan, dan zijn wij niet verplicht tot vergoeding van de eventuele schade die daardoor is of zal ontstaan.  

Aansprakelijkheid

40. Wij zijn alleen aansprakelijk voor directe schade met een maximum van eenmaal het rondebedrag (exclusief de verstrekte shoptegoeden).  

41. Wij zijn niet aansprakelijk voor:  

  1. Indirecte schade, waaronder winstderving, verminderde goodwill, reputatieschade, personeelskosten of bedrijfsstagnatie;  
  2. het tijdelijk niet beschikbaar zijn van het portaal waarin de onderzoeksresultaten worden gepresenteerd aan haar opdrachtgevers; en
  3. eventuele tekortkomingen van mystery shoppers.

42. Als een mystery shopper schade veroorzaakt en daarop door jou als opdrachtgever wordt aangesproken, dan kan de mystery shopper zich ook beroepen op de onder artikel 40. en 41. opgenomen aansprakelijkheidsbeperkingen.  

43. Wij kunnen ons niet op een beperking van onze aansprakelijkheid beroepen wanneer de schade is ontstaan door ons eigen opzettelijk of bewust roekeloos handelen.

Overmacht

44. Als wij de overeenkomst niet kunnen nakomen doordat wij daarin gehinderd worden als gevolg van een omstandigheid die buiten onze schuld ligt, dan kunnen we niet gehouden worden aan de verplichtingen in de overeenkomst.

45. Met overmacht bedoelen we, naast wat in de wet bepaald is, alle onvoorziene oorzaken van buitenaf waar wij geen directe invloed op hebben en die ervoor zorgen dat we niet in staat zijn de verplichtingen na te komen.  

46. In het geval dat de overmacht langere tijd aanhoudt, kunnen wij de verplichtingen uit de overeenkomst opschorten. Als het langer dan drie maanden duurt, zijn zowel wij als jullie gerechtigd om de overeenkomst op te zeggen, zonder dat daar enige schadevergoeding aan te pas komt.

47. Alle werkzaamheden die wij tot het moment dat overmacht intreedt hebben uitgevoerd, dienen door jullie te worden vergoed.

48. Als de uitvoering van de werkzaamheden onmogelijk of bemoeilijkt wordt als gevolg van overheidsmaatregelen ten gevolge van een pandemie, dan gaan we met elkaar in gesprek over een constructieve oplossing, de eventuele pauzering of het uitstel van de werkzaamheden en de financiële consequenties daarvan.

49. Uitstel van werkzaamheden (mystery shopping opdrachten) is alleen mogelijk indien het ons door de overmacht onmogelijk gemaakt wordt om de opdracht uit te laten voeren door een mystery shopper. Indien uitstel plaatsvindt zullen de werkzaamheden in eerste instantie zo snel mogelijk na de overmacht alsnog uitgevoerd worden.  

Toepasselijk recht

50. Op alle overeenkomsten tussen onze organisaties is het Nederlands recht van toepassing.